Assistant(e) Administration et relation donateurs/testateurs
La Fondation Hospices Civils de Lyon a pour mission de collecter des fonds afin de soutenir des projets au bénéfice direct des patients accueillis dans les 13 hôpitaux des Hospices Civils de Lyon, 2ème CHU de France. La Fondation HCL permet ainsi d’accélérer le développement de projets innovants répondant aux 4 objectifs suivants :
- améliorer les conditions d’accueil et de confort à l’hôpital,
- accélérer les projets de recherche et l’innovation,
- accompagner les malades et leurs proches au-delà des traitements,
- améliorer le bien-être des professionnels de santé.
Nous recherchons un profil d’assistant(e) chargée de l’administratif de la Fondation et de gestion de la relation donateurs pour rejoindre l’équipe opérationnelle de la Fondation composée de 3 personnes : une déléguée générale, une chargée de mission communication, une chargée de mission développement.
Le/la collaborateur/trice travaillera en lien avec les trois personnes ci-dessus. Il/elle sera en charge de la gestion de la relation avec les donateurs et du volet administratif du fonctionnement de la Fondation HCL ; il/elle contribuera à toute opération menée au service de la mission de la Fondation HCL.
Gestion de la relation avec les donateurs et les testateurs
- Suivi complet du process des dons ponctuels et réguliers, et libéralités : encaissement, enregistrement dans l’outil dédié, manipulation des différents outils et logiciels contribuant à la chaîne du don (CRM, plateforme de dons en ligne, plateforme de gestion des prélèvements SEPA, etc.), renseignement des outils de suivi des libéralités et mise en œuvre des actions qui en découlent (relances, etc.).
- Optimisation des différents aspects de la « relation donateurs / testateurs » : personnalisation des remerciements, maintien du lien, etc.
- Mailings et e-mailings : exports, travail sur les fichiers, publipostage, mise sous pli.
- Rédaction des courriers de remerciement et envoi des RF, envoi de documentation donateurs / testateurs.
- Accueil téléphonique et gestion de 2 boîtes mails
Assistance administrative
- Gestion du courrier, correspondances diverses, classement, relecture de documents.
- Volet administratif des événements et instances.
- Aide à l’organisation administrative, optimisation des procédures rendues nécessaires par l’évolution de l’activité de la Fondation.
- Intendance moyens généraux.
- Participation à la vie de la Fondation (notamment participation et aide lors des événements).
Assistance administrative en lien
avec le volet financier de la mission sociale/avec la facturation :
- Appels de fonds et notes de débit mécènes - mise à jour de documents de suivi
- Gestion bons de commandes/factures.
- Interface avec l’expert-comptable : mise à jour de documents de suivi, transmission des éléments comptables.
Profil recherché : H/F
BTS Secrétariat – Assistance de Direction/gestion administrative ou équivalent
Expérience de 5 ans minimum souhaitée dont 3 au moins dans le secteur caritatif et de la collecte de dons
Titulaire du permis B
Compétences requises :
Maîtrise du pack office (word/excel/powerpoint)
Maîtrise des publipostages
Excellente expression orale et écrite/Excellente orthographe
Rigueur, organisation, fiabilité
Esprit pratique, bon sens, esprit de synthèse
Excellente présentation
Qualités attendues :
Bon relationnel et capacité à s’adapter à l’interlocuteur (empathie)
Capacité d’adaptation et de compréhension d’un nouvel environnement
Capacité à s’enthousiasmer pour un beau Projet et à s’emparer des sujets
Autonome
Engagement personnel, bonne humeur
Contrat CDI
Poste à temps plein
Poste à repos fixe.
Tickets restaurant
Lieu du poste :
Fondation Hospices Civils de Lyon
3 quai des Célestins 69002 Lyon