Chargé.e du suivi administratif, juridique et financier H/F
La Fondation Université Paris Nanterre - FUPN :
Elle a pour ambition de diffuser, valoriser et développer les activités de recherche et de formation de l'Université Paris Nanterre. Elle aide l’université à jouer pleinement son rôle et ses missions de services publics. La Fondation Université Paris Nanterre soutient, valorise, finance et promeut des actions portant sur :
L’innovation, la recherche, l’enseignement et la formation ;
Le développement de partenariats publics et privés, de réseaux, dont le réseau Alumni, et de coopérations en France et à l’international ;
L’amélioration de la qualité de vie (sociale, sportive et culturelle) et d’accueil de la communauté universitaire (étudiante et personnels), notamment dans le cadre de la responsabilité sociale des universités et de la lutte contre les précarités ;
Le rayonnement, la notoriété et l’attractivité territoriale, nationale et internationale de l’Université Paris Nanterre ;
Les méthodes pédagogiques et la diffusion des savoirs ;
Le patrimoine scientifique, technique, culturel et/ou immobilier de l’Université Paris Nanterre.
Trois axes de collaboration pour la Fondation UPN :
Constitution de chaires de recherche (9 chaires consolidées au fil des années, 5 chaires entrantes en 2022) ;
Support dans la réalisation d’actions transversales dédiée à l’amélioration des conditions de vie sur le campus, constitution d’un fonds de solidarité en soutien de la communauté universitaire en situation de fragilité (et dans le cadre du programme PAUSE… ;
Développement et animation du réseau FUPN – ALUMNI (anciens étudiants, personnels et partenaires de l’université) avec une plateforme numérique permettant le partage d'offres et d’opportunités, mentoring, rencontres thématiques, témoignages parcours professionnels, annuaire...
Dans le cadre du développement de ses activités, la Fondation souhaite développer son réseau alumni, promouvoir et valoriser ses activités.
Assurer la gestion administrative, financière, et le pilotage de la Fondation Université Paris Nanterre en garantissant la conformité et l'efficacité des processus de gestion. Ce rôle englobe également la coordination des moyens nécessaires à la réalisation des objectifs de la Fondation et la supervision des ressources humaines.
Assurer le suivi des contrats, conventions et contribuer au suivi des partenariats.
Assistance Direction :
Gestion administrative de la Fondation en liaison avec le directeur général et les instances de gouvernance de la Fondation.
Définition et amélioration des procédures de gestion administrative.
Préparer les différentes instances de la Fondation, notamment le Conseil d'Administration et le Bureau.
Rédaction des Procès-Verbaux (PV) et Comptes Rendus (CR).
Soutien administratif et logistique à l'équipe.
Classement, suivi et archivage des conventions et contrats.
Secrétariat, gestion de la base de données/carnet d'adresses.
Finances et comptabilité :
Assurer le suivi et la clôture des comptes de la Fondation partenariale (comptabilité privée) et veiller à l'élaboration et à la bonne exécution administrative et financière du budget de la Fondation en apportant une expertise dans les processus de gestion.
Gérer les relations et l'interface avec le cabinet de gestion, les porteurs de projets, les Commissaires aux Comptes et les organismes fiscaux, sociaux et financiers.
Mettre en place les procédures de suivi financier et comptable appropriées.
Superviser ou préparer les travaux relatifs à la préparation des états financiers.
Gestion des appels de fonds, suivi budgétaire, demande de devis, facturation, saisie comptable (en lien avec le cabinet d'expertise comptable).
Saisie et pointage des écritures, réception, vérification, enregistrement et paiement des factures fournisseurs, suivi des appels de fonds.
Suivi des comptes bancaires (virements, placement, etc.) et des dossiers de financements relatifs aux projets et gestion des commandes et devis.
Tenue du budget, des indicateurs et clôture bilan avec Expert-Comptable (EC) et Commissaires aux Comptes (CAC).
Analyse financière et comptabilité analytique par projet
Juridique et libéralité :
Rédiger les conventions juridiques et les documents relatifs aux libéralités.
Développer et mettre en œuvre des stratégies pour accroître les libéralités et les donations en assurant la conformité juridique et fiscale des donations reçues.
Travailler en étroite collaboration avec les donateurs potentiels pour discuter des options de donation et clarifier les aspects juridiques.
Assurer un suivi financier des libéralités reçues et fournir des rapports réguliers à la direction.
Effectuer une veille sur les évolutions légales et fiscales liées aux libéralités et donations.
Ressources Humaines :
Réaliser la gestion administrative des ressources humaines (RH) des agents, y compris les absences, les congés, la formation, et les relations avec les organismes sociaux.
Gestion des ressources humaines de l'équipe de la Fondation UPN (3 ETP et potentiel apprenti et stagiaire).
Gestion des éléments de salaires, contrats de travail, transmission au cabinet comptable.
COMPÉTENCES TECHNIQUES
Connaissances comptables et contrôle de gestion (comptabilité fournisseurs
et outils de suivi de l’activité) ;
Connaissances en gestion administrative et secrétariat
Connaissances en ressources humaines
Connaissances juridiques (droit des obligations, sociétés, droit social et fiscal)
Suivi des tableaux de bord
Suivi des procédures et efficacité opérationnelle,
Grandes qualités d’expression écrite,
Capacité à analyser et synthétiser,
Maîtrise des outils informatiques (Excel et Word, CRM),
Recherche d’informations juridiques,
Savoir gérer les priorités,
Capacité à s’adapter (à différents acteurs)
APTITUDES
Excellente capacité rédactionnelle (d’analyse et de synthèse) et sens de la communication (écrite et orale) ;
Bonnes connaissances du milieu universitaire ;
Curiosité d’esprit et bonne culture générale ;
Sens de l’initiative et goût du contact ;
Bonne réactivité et esprit d’équipe.
Temps de travail : 35 h