Chargé(e) événementiel
Créée en 1980, l’AROP, l’Association pour le Rayonnement de l’Opéra national de Paris, est la structure de mécénat de l’Opéra national de Paris et une association d’amis qui rassemble plusieurs milliers de passionnés d’art lyrique et chorégraphique, particuliers et entreprises, qui souhaitent soutenir l’Opéra national de Paris et être étroitement associés à ses activités. Placée sous la présidence de Jean-Laurent Bonnafé, l’AROP est une association à but non lucratif, reconnue d’utilité publique, animée par une équipe permanente d’une quarantaine de salariés.
Au sein de l’AROP, le Pôle Grands donateurs et Philanthropie gère les relations aux mécènes individuels et aux fondations privées qui soutiennent les différents projets de l’Opéra national de Paris ainsi que ses missions de création, de formation et d’ouverture. À cet effet, le Pôle anime des Cercles de mécènes, organise des campagnes de levée de fonds et des événements de prospection, propose des activités réservées aux mécènes tout au long de la saison artistique, et mène une intense activité de prospection pour la recherche de nouveaux mécènes.
En étroite collaboration avec les chargés et responsables de l’équipe du Pôle Philanthropie de l’Arop, le/la chargé(e) événementiel a pour mission de s’assurer de la bonne préparation et du bon déroulement des événements de mécénat individuel tout au long de la saison artistique, sur les différents sites de l’Opéra (Palais Garnier/Opéra Bastille/École de Danse/Ateliers Berthier) ou hors les murs (à l’invitation de mécènes parfois): activités des Cercles de mécènes (rencontres avec des artistes, conférences, petit-déjeuners/déjeuners/dîners, cérémonies de remise de prix), conférences et présentations de saison, événements exceptionnels (à l’occasion de nominations ou de départs d’Étoiles par exemple, ou dans le cadre de la prospection), événements dans le cadre des contreparties prévues par les conventions de mécénat (Grands donateurs individuels comme fondations privées).
Le/la chargé(e) événementiel fait le lien avec les entreprises organisatrices de l’événement et leurs prestataires ainsi qu’avec les différents services de l’Opéra, et particulièrement avec le service événementiel rattaché à la Direction du développement et du mécénat.
À ce titre, le ou la chargé(e) événementiel du Pôle Philanthropie de l’Arop :
• en amont, s’assure que les conditions matérielles pour l’organisation des événements planifiés sont réunies, en vérifiant la disponibilité des espaces, en collectant les information auprès des différentes parties prenantes ; il/elle s’assure de la cohérence du planning ;
• est en lien avec l’équipe du pôle et les prestataires tout au long des étapes de l’organisation des événements et fait le lien avec les directions de l’Opéra concernées ;
• si l’événement est lié à un spectacle de l’Opéra, il/elle bloque les contingents de places nécessaires dans Secutix (logiciel de billetterie de l’Opéra) et les actualise, autant que nécessaire, en fonction des informations transmises par le mécène ;
• s’assure de la bonne gestion administrative, juridique et comptable de l’événement ; maîtrise du planning et du budget ;
• assiste aux réunions de préparation technique de l’événement et s’assure que les éléments nécessaires à l’organisation (déroulé, contrat, plan d’implantation, PV matériels, attestation d’assurance, listing intervenants, etc.) soient bien transmis aux différentes parties prenantes en temps voulu ;
• veille au bon avancement des projets : respect des échéances, suivi du planning et diffusion de l’information ;
• le jour J, il/elle veille au bon déroulement des opérations (livraison, installation, signalétique, etc.), au respect du planning et des règles internes de l’Opéra ;
• il/coordonne les différents intervenants internes et externes, en soutien du service événementiel de l’Opéra
• veille à la fluidité de l’information en rendant compte régulièrement de son travail, notamment des éventuels écueils rencontrés.
Parallèlement à ces activités, le/la chargé(e) événementiel pourra se voir confier des missions complémentaires :
• de prospection : recherches biographiques de participants aux événements et réalisation de trombinoscope ;
• recherches de due diligence dans un cadre de conformité éthique ;
• data et analyse de base de données à des fins de prospection ;
• préparation de briefs opérationnels et rédaction de fiches techniques sur les événements.
Qualités requises :
• expérience de 3 à 5 années dans un poste similaire ;
• savoir-être, excellent relationnel et sens diplomatique, discrétion et respect de la confidentialité ;
• capacité à interagir dans des environnements diversifiés ;
• excellent sens de l’organisation, rigueur, autonomie et esprit d’équipe ;
• très grande disponibilité, en particulier en soirée ;
• maîtrise de la langue anglaise impérative
• aisance avec les outils informatiques (CRM, logiciels de billetterie…)
• intérêt pour les arts et la culture.
Statut :
• rémunération selon profil
• cadre – Forfait annuel de 214 jours
• mutuelle prise en charge par l’entreprise
• restaurant d’entreprise
• télétravail possible en fonction des activités et de l’agenda